كيف تكتب خطة عمل مشروع بنفسك ودون مساعدة الآخرين؟

صحيح إن كل خطة عمل لها طابعها الخاص الذي تختلف فيه عن خطة أخرى بالعديد من العوامل والأمور التي ترجع إلى طبيعة المشروع الذي تتبع له الخطة، وحجم التفاصيل الذي تحتويها وما الذي يريده الشخص أو مدير المشروع من هذه الخطة. ولكن دائمًا هناك عناصر رئيسية تتوافر في أي خطة عمل على الإطلاق.

لذا ولأنه ليس من بالضرورة الاستعانة بشخص خبرة في هذه الأمور حتى يقوم بكتابة خطة العمل التي تريد وبالشكل الذي تريد، هنا سنتعرف إلى كيفية إعداد خطة عمل مشروع خطوة بخطوة وما هو الشكل الذي يجب أن تكون عليه والتفاصيل التي يجب أن تحتويها.

هذه التفاصيل يجب أن توجد في كل خطة عمل مشروع

الملخص

ويكون عبارة عن ملخص لكل خطة العمل، والبنود الرئيسية الهامة التي تحتويها، بحيث يمكن للقارئ أن يستنتج من الملخص صورة عامة كاملة عن المشروع. إذ يجب أن يحتوي الملخص على أهم البنود المذكورة في كل قسم من أقسام الخطة.

يجب أن يثير انتباه القارئ وحفيظته لمتابعة قراءة باقي خطة عمل المشروع، ويجب أن يكون ملخص مختصر لا يتجاوز الصفحتين على الأكثر ويركز على الهام والضروري من الخطة. وعلى الرغم من إنه أول قسم في خطة العمل إلا أنه من الأفضل كتابته بعد الانتهاء من كافة الأقسام الأخرى.

استراتيجية المشروع

هذا القسم من الخطة يجب أن يعطي صورة عامة عن المشروع تشمل ثلاثة عناصر أساسية وهي كالتالي

مقدمة

وتشرح فيها موجز عن تاريخ المشروع وأين كان وأين هو الآن وما تتطلع إليه مستقبلًا. يمكن أن تتحدث عن تاريخ المشروع هل هو مشروع جديد؟ أو كنت قمت بشرائه مؤخرًا؟ أو متى انطلقت فيه إن كان قديم؟

كذلك هذا القسم يجب أن يحتوي على جدوى المشروع والرؤية التي تتطلع لها، بالإضافة إلى وصف للخدمات والمنتجات التي تعمل عليها. وتركيبة المشروع إن كان من نوع المشاريع الكبيرة، الصغيرة، أو المتوسطة، أو حتى إن كنت تعمل على المشروع بمفردك أو مع فريق.

صورة عن وضع الشركة وتخصصها

وهنا تذكر طبيعة المجال الذي ستعمل عليه الشركة أو المشروع، هل سيكون هناك دورة حياة للمشروع ينتهي بانتهائها؟ طبيعة المنتجات والخدمات التي تقدمها هل هي ثابتة أو قابلة للتطور والتحسين؟ والإنجازات التي ستعمل عليها على المدى القريب والمتوسط.

الخصائص التنافسية

ما هي المزايا التي يمتلكها مشروعك ولا يمتلكها المنافسون الآخرون؟ من هم المنافسون لك في السوق؟ وما هي المزايا التي يمتلكونها ولا تمتلكها؟ ما هو نموذج العمل الخاص بك وما مدى فاعليته؟

خطة النمو

من الضروري أن تحوي خطة عمل المشروع النموذج المتبع للنمو والتوسع، وما هي الإنجازات التي ستعمل عليها والخط الزمني لتحقيق كل إنجاز منها، وما تحتاجه من وقت لذلك. بالإضافة إلى أهدافك على المدى القريب والبعيد.

هذا القسم من الممكن أن يحتوي على خطة النمو كما قلنا وما هي الأمور التي عليك أخذها بالحسبان لذلك، ما هي الطرق والأساليب التي يمكن لها أن تساعدك على الوصول إلى أهدافك، وكيف سيكون تركيبة المشروع والقائمين عليه وإذا ما كانوا سيتطورون مع تطور المشروع أو لا، بالإضافة إلى أساليب التقويم والقياس التي ستمكنك من معرفة مقدار التطور والإنجاز الذي حققته.

استراتيجية التسويق

وهنا يتم الحديث عن الأنشطة التسويقية التي ستجريها في المشروع للوصول إلى العملاء وتحقيق المبيعات، في هذا القسم لا بد من التطرق إلى المزيج التسويقي للعناصر الأربعة التي دائمًا ما يأتي على ذكرها خبراء ومتخصصي التسويق، والتي تشمل

المنتج، ما مزايا المنتج وما هي القيمة التي قدمها للسوق والعميل؟
السعر، كيف ستحدد سعر المنتج وكم هو ولماذا؟
المكان، كيف سيصل المنتج إلى العميل والسوق ككل؟
الترويج، كيث ستروج لمنتجك أو خدمتك حتى يعرف عنها العملاء وتنتشر في السوق؟

يجب أن تحتوي استراتيجية التسويق على الميزانية التي ستحتاجها للتسويق لخدماتك أو مشروعك، يمكن أن تضيف أيضًا صورة عن العميل المحتمل للمشروع، أو تقسيم واضح للعملاء المحتملين بناء على أي من العناصر الرئيسية التي تهم المشروع.

هناك جزء أساسي لا بد أن تحتويه أي استراتيجية تسويق وبدونه لا تكتمل الاستراتيجية وهو ما يدعى ببحث السوق Market Research، وهو الجزء من الاستراتيجية الذي يكون مدعم بحقائق وأرقام وإحصائيات ومعلومات موثقة تؤكد من خلالها عن الطرق التي ستتبعها للوصول إلى أهدافك التسويقية.

خطة التشغيل

خطة عمل المشروع من الضروري أن تحتوي على آلية التشغيل للمشروع واحتياجات العملية التشغيلية وكيف ستكون خلال الفترة المقبلة، ويجب أن تحدد هذه الفترة، ففي المشاريع ذات دورة الحياة الطويلة أو المشاريع المستمرة عادة ما تحدد خطة التشغيل لثلاث إلى خمسة سنوات قادمة. وهنا يمكن أن يحتوي هذا القسم على التالي:

وصف للعمليات التشغيلية اليومية وما الذي سينفذه المشروع كل يوم.
متطلبات العملية التشغيلية وما سيحتاجه المشروع لذلك من تكاليف مادية وجهد ووقت، وأية أمور أخرى بما في ذلك الوثائق الرسمية التي قد يحتاجها.
كيفية تعامل إدارة المشروع مع هذه الأمور وكيف ستلبي احتياجات المشروع.

تحليل SWOT

وهو شكل من الدراسة للمشاريع يعرف بين الخبراء ومدراء المشاريع بتحليل سووت، وهو جزء مهم من خطة العمل لأي مشروع كونه يساعد أصحاب المشاريع والعملاء وغيرهم وحتى المستثمرين في حال كانت خطة العمل ستعرض على المستثمرين في فهم طبيعة المشروع وإيضاح تفاصيل ضرورية تهم الطرف الآخر.

SWOT يرمز إلى Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats وهي نقاط القوة والضعف والمخاطر والتهديدات، تحليل سووت يجب أن يعرض كل هذه الأمور الأربعة عن المشروع وكيف ستتعامل مع كل منها بصفتك مدير المشروع أو جزء من الإدارة. وهذا التحليل يجب أن يشمل

يظهر المزايا التي يمتلكها المشروع في مقابل منافسيه.
يظهر نقاط الضعف في المشروع وكيفية التغلب عليها.
يظهر الفرص التي سيعمل المشروع على استغلالها لتحقيق أهدافه.
يظهر التهديدات والمخاطر التي قد يواجهها المشروع وكيفية مواجهتها.

قسم الموارد البشرية

هذا القسم يناقش طريقة إدارة الموظفين والعاملين في المشروع وأساليب التوظيف وجذب الخبرات اللازمة لإدارة المشروع، كذلك يناقش هذا القسم أي تفاصيل أخرى على صلة ببرامج التدريب للعاملين ضمن المشروع، الاستشارات والتوجيه الذي يقدم ضمن المشروع وآلية تحديد الأجور والرواتب.

يمكن أن تضيف لهذا القسم

ملخص لمخطط الشركة من حيث العاملين المسؤولين فيها والمناصب التي يشغلونها.
وصف صغير لكل منصب ضمن الشركة وما المسؤوليات التي يتولاها.
المهارات الأساسية المطلوبة لكل منصب.
وأي معلومات أخرى على صلة بالموارد البشرية ضمن الشركة.

هذا القسم ضروري في خطة عمل المشروع، فهو يعطي صورة للأخرين بما فيهم المستثمرين عن الخبرات والمهارات المتوفرة بالشركة وإذا ما كانت قادرة على تنفيذ الخطة والوصول بالخطة إلى الأهداف المحددة.

استراتيجية المسؤولية الاجتماعية

ليس بالضرورة أن تحتوي أي خطة عمل على هذا القسم، ولكن يمكن له أن يعطي انطباع جيد عن المشروع والعمل الذي تقوم به ويحسب للمشروع كميزة تنافسية، في هذا القسم يمكن الحديث عن اخلاقيات العمل الذي سيتبعها المشروع تجاه موظفيه وعامليه وتجاه عملائه والمجتمع ككل الذي سيعمل فيه.

كذلك يمكن التطرق إلى سياسات العمل الخاصة بالمشروع، وأية أعمال مجتمعية يفكر المشروع في المساهمة بها بهدف الالتزام بمسؤولياته تجاه المجتمع والبيئة التي يعمل فيها، والأنشطة ذات الأهداف الاجتماعية التي يتطلع لتنفيذها.

الاستراتيجية التقنية

التقنية في عصر الإنترنت صارت جزء ضروري من أي مشروع وتساهم بشكل كبيرة في إدارة وتشغيل المشروع، وفي هذا القسم من الخطة عليك توضيح كيفية استثمار التقنية وأدواتها في خدمة المشروع وتشغيله، من حيث الإدارة والتواصل وتقليل التكاليف وخدمة العملاء.

يمكن أن يشتمل هذه القسم على أنشطة التجارة الإلكترونية التي سيقوم بها المشروع إن توافرت، صورة المشروع على الإنترنت وكيف سيتم استثمارها في خدمة المشروع، المتطلبات التقنية والبرمجية اللازمة، هل سيتم استخدام التقنية في العمليات التشغيلية اليومية، وإذا ما كان المشروع سيحتاج أي شكل من الخدمات التقنية من الخارج (خارج فريق عمل المشروع).

القسم المالي

قد يكون هذا القسم هو أكثر أقسام الخطة التي يحتوي على أرقام وتفاصيل دقيقة، هنا يجب أن تناقش الأمور المالية للمشروع خلال الفترة القادمة، والتي يمكن أن تكون بين 3 إلى 5 سنوات، السنة الأولى من حياة المشروع يجب أن تحوي القسم الأكبر من التفاصيل وتظهر معلومات دقيقة، وهذا يشمل التكاليف المالية والعوائد وكيف ستوزع.

طبعًا ليس بالضرورة أن تحوي ومعلومات تفضيلية دقيقة ولكن تكون على شكل توقعات من خلال نظرتك للأمور. عند كتابة هذا القسم خذ بالاعتبار أن تقوم بتحليل الأمور وحالة المشروع بطريقة منطقية وعقلانية قدر الإمكان. ففي بعض الأحوال يكون الشخص متفائل أكثر من اللازم أو متشائم أكثر من اللازم وبالتالي يحدد توقعاته بناء على ذلك.

يجب أن يحتوي هذا القسم على:

تقدير الاحتياجات المالية للمشروع خلال الفترة الأولى المحددة.
توقعات الربح والخسارة خلال هذه الفترة.
يمكن أن يحتوي هذا القسم على حاجة المشروع من المال إن كان يسعى للحصول على استثمار خارجي.
ما هي نسبة الأمان التي يمكن تقديمها للمستثمرين الذين قد يمولون المشروع.
هل يمتلك المشروع أي مصادر دخل أخرى.

التوقعات للأمور المالية يجب أن تغطي كل السيناريوهات المحتملة، والمخاطر التي قد يتعرض لها المشروع وتكون على صلة بالأمور المالية وكيفية التعامل معها، بالإضافة إلى خطة طوارئ خاصة بهذا الشأن.

استراتيجية خروج

أيضًا هذا القسم ليس بالضرورة أن يتواجد في أي خطة عمل، هو يناقش المستقبل البعيد أو ربما المرحلة النهائية من المشروع، في الحالات التي يكون المشروع له دورة حياة مثل المشاريع الإنشائية مثلًا التي تنتهي بانتهاء مرحلة الإنشاء. في حالات أخرى قد يناقش هذا القسم كيفية توقف العمل في حال لم يتمكن المشروع من الصمود في السوق وفي مواجهة المنافسين، أيضًا في حال كنت أنت صاحب المشروع فأن هذا القسم يناقش حال المشروع من بعدك، هل ستنتقل ملكيته لأولادك مثلًا؟ هل ستقوم ببيعه عند النقطة التي لا تعود فيها قادر على إدارته وتشغيله؟

بالإضافة إلى كل التفاصيل التي تكون على صلة بهذه السيناريوهات، حتى يكون هناك صورة واضحة في خطة عمل المشروع عن كافة مراحل المشروع والاحتمالات المتاحة والحالات التي تواجه العمل.

هذه كانت الخطوات الكاملة لكتابة خطة عمل مشروع والعناصر التي يجب أن تحتوي عليها الخطة. وبمجرد انتهاءك من كتابة الخطة من الضروري أن تعيد قراءتها أكثر من مرة. لتتمكن من إخراج خطة بصياغة احترافية صحيحة.

يجب أن تحافظ عليها بصورة مختصرة قدرة الإمكان، احذف كل التفاصيل والمعلومات غير الضرورية، اطلب رأي أشخاص ذوي خبرة من زملاء العمل أو أصدقاء أخرون لقراءة الخطة وتقديم أي اقتراحات أو تعديلات قد يروونها مناسبة، وتذكر أخيرًا بأنه ليس بالضرورة الشخص الذي سيقرأ الخطة يكون على دراية بمشروعك تمامًا كما أنت، وبالتالي لا داعي من استخدام مصطلحات معقدة خاصة بتخصص المشروع أو أي تفاصيل قد لا يتمكن من فهمها غير المختصين.