يستلزم على أي شركة أن تتعامل وفقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها ومتابعة كافة العمليات وحفظها بشكل منظم ليتم بعدها الترصيد النهائي ومعرفة هل الشركة تسير على الشكل الصحيح أم لا؟ هل تحقق الخسائر أم الأرباح.
لذلك نجد ما يعرف بالدورة المحاسبية التي تنقسم لعدة مراحل يتم معها الانتقال خطوة بخطوة مع أي عملية تتم داخل الشركة ونصل في النهاية إلى معرفة تأثيرها المالي، وسنعرف الآن ما هي مراحل الدورة المحاسبية المختلفة بداية من خطوة تسجيل العمليات إلى غلق السنة المالية للشركة. وهي دورة محاسبية أساسية لدى أي شركة أياً كان نشاطها أو مجال عملها.
1- تحديد العمليات الواجب المحاسبة عنها
وتشمل كافة العمليات المالية تقريباً من فواتير بيع وشراء ومصروفات وإيرادات وتسجيل المدفوعات للعملاء وكذلك تسجيل الحقوق المالية للشركاء وتهيئة رأس مال الشركة وحساب قيم الأصول وتسجيل الهالك وأيضًا العمليات المؤثرة على المخزون مثل الإضافة أو الخصم أو التحويل بين المستودعات.
ويمكن إدارة الأمور من خلال برنامج محاسبة يوفر إمكانية تسجيل كافة العمليات والحسابات اللازمة للشركة وترصيد الحسابات بشكل آلي.
2- إثبات القيود بدفتر اليومية
يجب حفظ كافة العمليات السابقة وتسجيلها في صورة قيد يومية يمثل في الطرفين المدين والدائن. ويتم فيها إثبات القيم الخاصة بالعملية، والتأكد دائما من تماثل الأرصدة في كلاً من الطرفين المدين والدائن، والإلتزام طبعاً بطبيعة الحسابات التي توضع في كل طرف حتى يتم تسجيل القيد بالشكل الصحيح والأمر بسيط مع برنامج محاسبة كفء باستطاعته معالجة كافة القيود آلياً عن أي عملية مالية يتم تسجيلها للشركة.