يستلزم على أي شركة أن تتعامل وفقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها ومتابعة كافة العمليات وحفظها بشكل منظم ليتم بعدها الترصيد النهائي ومعرفة هل الشركة تسير على الشكل الصحيح أم لا؟ هل تحقق الخسائر أم الأرباح.
لذلك نجد ما يعرف بالدورة المحاسبية التي تنقسم لعدة مراحل يتم معها الانتقال خطوة بخطوة مع أي عملية تتم داخل الشركة ونصل في النهاية إلى معرفة تأثيرها المالي، وسنعرف الآن ما هي مراحل الدورة المحاسبية المختلفة بداية من خطوة تسجيل العمليات إلى غلق السنة المالية للشركة. وهي دورة محاسبية أساسية لدى أي شركة أياً كان نشاطها أو مجال عملها.
1- تحديد العمليات الواجب المحاسبة عنها
وتشمل كافة العمليات المالية تقريباً من فواتير بيع وشراء ومصروفات وإيرادات وتسجيل المدفوعات للعملاء وكذلك تسجيل الحقوق المالية للشركاء وتهيئة رأس مال الشركة وحساب قيم الأصول وتسجيل الهالك وأيضًا العمليات المؤثرة على المخزون مثل الإضافة أو الخصم أو التحويل بين المستودعات.
ويمكن إدارة الأمور من خلال برنامج محاسبة يوفر إمكانية تسجيل كافة العمليات والحسابات اللازمة للشركة وترصيد الحسابات بشكل آلي.
2- إثبات القيود بدفتر اليومية
يجب حفظ كافة العمليات السابقة وتسجيلها في صورة قيد يومية يمثل في الطرفين المدين والدائن. ويتم فيها إثبات القيم الخاصة بالعملية، والتأكد دائما من تماثل الأرصدة في كلاً من الطرفين المدين والدائن، والإلتزام طبعاً بطبيعة الحسابات التي توضع في كل طرف حتى يتم تسجيل القيد بالشكل الصحيح والأمر بسيط مع برنامج محاسبة كفء باستطاعته معالجة كافة القيود آلياً عن أي عملية مالية يتم تسجيلها للشركة.
3- ترحيل القيود لدفتر الأستاذ
في تلك المرحلة من الدورة يتم تفريغ كافة قيود اليومية المسجلة وتحويل القيم في كل طرف إلى الحساب الخاص به، فيمثل كل بند أو طرف في قيد اليومية حساب مالي في دليل الحسابات بالشركة، ويتم ترصيد القيم الخاصة بكل حساب كما وردت من قيود اليومية. ويتم بعدها ترصيد القيم الخاصة بكل حساب ومقابلة القيم المدينة والدائنة ومعرفة الرصيد النهائي، ويستطيع برنامج محاسبة أن يقوم بإعداد حسابات الأستاذ لكافة الحسابات آلياً.
4- إعداد ميزان المراجعة قبل التسويات
ميزان المراجعة هو الخطوة الأخيرة لضمان صحة قيم الأرصدة المالية، وهنا يتم عمل حساب مراجعة قبل خطوة التسويات التي سنتطرق إليها تالياً، ثم ننتقل بعدها لخطوة ميزان المراجعة النهائي.
والغرض عامة من ميزان المراجعة هو التأكد من عدم وجود أخطاء في القيم المسجلة بالقيود وأطراف الحسابات، حيث يُستدل عن ذلك من خلال تماثل الإجمالي الخاص بالطرفين المدين والدائن عن كافة الحسابات الخاصة بالشركة. ومع برنامج محاسبة دقيق تستطيع استخراج ميزان المراجعة عن أي فترة خلال السنة المالية دون مشاكل.
5- إثبات قيود التسويات وترحيلها لحسابات الأستاذ
هذه الخطوة يتم فيها معالجة بعض القيم والأرصدة في الحسابات الوسيطة أو التسويات التي تخص جهات وأطراف أخرى لم تسدد لهم مستحقاتهم بعد، فيتم فيها معالجة الأمر وإجراء التسويات ومعرفة الرصيد الصحيح للحسابات الرئيسية بالشركة. ويمكن تطبيق الأمر آلياً من خلال برنامج محاسبة مجهز لعمل التسويات المالية للحسابات.
6- إعداد ميزان المراجعة بعد التسويات
مرة أخرى يتم ترصيد الحسابات والأطراف المدينة والدائنة بعد إجراء التسويات الأخيرة للتأكد من أن كافة الأمور منضبطة، ويتم التأكد من تماثل الرصيد المدين والدائن لكافة الحسابات بالشركة.
7- إعداد القوائم المالية
القوائم المالية هي الخطوة التي يستطلع منها على صورة كاملة عن وضع الشركة، فلديك:
- قائمة الدخل التي توضح أرباح أو خسائر الشركة، والتي يتم فيها إضافة كافة الحسابات الخاصة بالتشغيل خلال الفترة الإيرادات والمصروفات ويكون الصافي هو الرصيد المعبر إما عن الربح أو عن الخسارة، والذي يرحل بعدها إلى القائمة الأخرى وهي قائمة الميزانية.
- قائمة الميزانية التي توضح كافة الأرصدة المالية للحسابات الرئيسية للشركة وتعطي القيم الأخيرة لكل حساب وتوازن بين الأطراف المدينة والدائنة للشركة.
ومن خلال هذه القوائم يستطيع المحللين الماليين رسم خطط التشغيل للشركة خلال السنوات التالية. ومع برنامج محاسبة بسيط تستطيع عرض القوائم المالية الختامية للشركة بخطوات بسيطة.
8- إثبات قيود الإقفال.
قيود الإقفال تخص غلق السنة المالية للشركة وترحيل حساباتها للسنة المالية الجديدة. ويمكن مع برنامج محاسبة مجهزة بالشكل الكافي تحديد السنوات المالية للشركة وغلق السنة المالية المطلوبة ليتم إعداد قيود الإقفال بشكل آلي للشركة.
المصدر: https://www.daftra.com/
