يعرف الأشخاص الذين يخططون لإطلاق مشروعاتهم الخاصة إن كتابة خطة عمل مشروع من الأمور الضرورية التي يحتاجون إلى العمل عليها منذ بداية مرحلة الإعداد والتحضير للمشروع، وقد يكون لخطة العمل دور كبير في نجاح المشروع وبلوغ أهدافه.
ولكن كتابة خطة العمل ليس بالأمر السهل، خاصة بالنسبة للأشخاص الذين ليس لديهم خلفية كافية عن الموضوع والغير متخصصين في مجال إدارة الأعمال والمشاريع، لذلك في هذا المقال مجموعة أمور تساعد من ينوي كتابة خطة عمل في إعداد خطة متكاملة وتجنب الأخطاء التي يقع فيها الكثير ممن يقبلون على هذه الخطوة.
ما هي الأمور التي يجب عليك فعلها أثناء كتابة خطة عمل مشروع؟
أولًا لنتعرف على أهم الأمور التي يجب عليك الالتزام بها لإخراج خطة عمل تعبر عن مدى الاحترافية في عملك وإعدادك للمشروع، خاصة إن خطة العمل واحدة من أهم الأمور التي تجعل الآخرين يشكلون انطباعهم عن المشروع.
اكتب خطة مشروعك بنفسك
العديد من أصحاب المشاريع والأعمال التجارية يلجؤون إلى الاستعانة بالأخرين لكتابة خطة العمل الخاصة بمشروعهم، إلا إنه من الأفضل دائمًا أن تكتب خطة العمل الخاصة بمشروعك بنفسك لأنك أنت الأفضل والأكثر معرفة ودراية بنوعية المشروع وتفاصيله، وبالتالي ما تكتبه أنت سيكون أكثر دقة ووضوح وتعبيرًا عن المشروع مما قد يكتبه شخص أخر.
استخدم مخطط مسبق
لا تبدأ بكتابة الخطة دون الرجوع لأي مخططات مسبقة أو نماذج جاهزة، وليس بغرض الاعتماد الكلي على النماذج الجاهزة لخطط العمل، وإنما فقط لتتبع المخطط الصحيح لخطط العمل. الأمر الذي من شأنه أن يساعدك في معرفة ما هي التفاصيل والأقسام التي يجب أن تحتويها خطة العمل وتجنب نسيان تفاصيل أو جوانب مهمة عن مشروعك أثناء إعداد الخطة.
أضف تفاصيل كافية عن المشروع
ما يضيف قيمة لخطة العمل التي تكتبها ويجعلها أكثر تميزًا هو التفاصيل التي يمكن أن تحتويها، وكلما كانت التفاصيل أكثر وتقدم معلومات تفصيلية واضحة كلما كانت خطة العمل تعبر عن المشروع بشكل أفضل. ولكن من الضروري أن تكون التفاصيل مهمة وواضحة بعيدًا عن المعلومات العادية التي قد لا تكون ضرورية بالنسبة لمن يطلع على خطة العمل. تفاصيل عن أهداف المشروع وآلية العمل وطرق التشغيل والمنتجات أو الخدمات التي سيقدمها تعد أمور ضروري ذكرها بالتفصيل في خطة العمل.
خذ هدفك من الخطة بالاعتبار
أي خطة عمل مشروع ما يجب أن تحقق الغرض الذي كتبت من أجله، وهذا لا يتم إلا بعد أن تقوم ببحث معمق وكاف حول الهدف الذي من أجله تكتب خطة العمل، فأن كنت تكتب الخطة لتعرضها على جهة استثمارية ما وترغب بالحصول على تمويل منهم هنا يجب التركيز على الفوائد للاستثمار في مشروعك والأرباح التي يمكن تحقيقها، وفي حال كانت خطة العمل لتعرض على عملاء وزبائن مشروعك هنا يجب التركيز على أهمية المنتجات والخدمات التي تقدمها. لذلك من الضروري أن تقوم ببحث كاف قبل البدء بتحضير الخطة.
ادرس الأمور المالية جيدًا قبل إضافتها للخطة
الأمور المالية مهمة جدًا ولكل أطراف المشروع من زبائن وعملاء ومستثمرين وحتى فريق العمل، لذا لا بد من دراسة هذا الجانب من المشروع بشكل جيد وبالتفصيل الكافي قبل التطرق إليه في خطة العمل، أمور مثل التسعير لخدماتك ومنتجاتك قد تكون مهمة للزبائن، حاجة المشروع من المال وما هي الجوانب التي سيتم الإنفاق عليها خلال الفترة المقبلة سيكون أمر مهم للمستثمرين وباقي الفريق الإداري للمشروع. سلم الرواتب والأجور والحوافز والترقيات قد يكون مهم للموظفين وفريق العمل.
ما هي الأمور التي يجب عليك تجنبها عند كتابة خطة عمل مشروع؟
بعد أن تعرفنا إلى الأمور التي يجب عليك فعلها أثناء كتابة خطة العمل، هذه أبرز الأمور التي يجب عليك تجنبها لتضمن خطة عمل صحيحة ومتكاملة وتعبر تمامًا عما تريده من خطة العمل
لا يجب أن تحدد حجم معين للخطة
لا يوجد قانون أو قاعدة تخبرك بأن يكون لخطة العمل التي تكتبها حجم معين من عدد صفحات أو عدد سطور، وإنما يجب أن تكون الخطة وافية وتغطي كل التفاصيل اللازمة عن المشروع، وحتى لو اضطررت لكتابة خطة طويلة تتجاوز العشرة صفحات في حال كان مشروعك يتطلب ذلك.
لا تكن متحيز عند كتابة الخطة
عادة ما يكون أصحاب المشاريع والأعمال تجارية عمومًا أكثر حماسًا تجاه مشروعهم فيحاولون بناء على ذلك رسم صورة مشرقة لتوقعاتهم بنجاح المشروع، الأمر الذي يؤدي بهم إلى أن يكونوا أكثر تحيزًا في تضخيم نقاط القوة للمشروع والإيجابيات فيه، ويحد ذلك من رؤيتهم للعقبات التي قد تواجه المشروع وما فيه من نقاط ضعف. لذلك من الضروري التأني في وصف المشروع ضمن خطة العمل ومحاولة رسم صورة واقعية قدر الإمكان دون مبالغة.
لا تكتب خطة عمل مشروعك بخط اليد
قد لا يكون هذا التفصيل مهم بالنسبة للكثيرين، ولكن من الضروري التأكيد عليه في مقالنا هنا، لأن خطة العمل المطبوعة بشكل مرتب تعطي انطباع عن المشروع وإدارته بمدى الاحترافية والكفاءة التي يتمتعون فيها، لذلك احرص على أن تكون خطة العمل لمشروعك مطبوعة ومنسقة بشكل جيد من حيث الخط المستخدم وحجمه وحجم العناوين ووضوحها وباقي التنسيق.
تجنب طباعة الخطة بشكلها النهائي قبل قراءتها أكثر من مرة
أمور بسيطة مثل الأخطاء الإملائية والنحوية من الممكن أن تعطي انطباع بأن خطة العمل كتبت على عجالة وإن كاتبها لا يتمتع بالكثير من الكفاءة والاحترافية المهنية، لذلك من الضروري تدقيق الخطة ومراجعتها أكثر من مرة قبل استخدامها بشكلها النهائي، وحتى يمكنك الاستعانة بشخص خبير في الأمور اللغوية أكثر منك ليتأكد من إن كتابتها على ما يرام، خاصة في حال كنت تكتبها باللغة الإنكليزية.
لا تخمن في الأمور المالية
الكثيرين ونتيجة قلة الخبرة في الأمور المالية يعتمدون على التخمين في تحديد التفاصيل المالية للمشروع في خطة العمل، وهذا يعد واحد من أبرز الأخطاء التي قد ترتكب في أي خطة مشروع. من الضروري أن تكون كل الأمور بما فيها المالية واضحة ودقيقة ومبنية على معلومات صحيحة وواقعية وليس مجرد تخمينات، في حال لم يكن لديك الخبرة الكافية لتحدد بدقة كل الأمور المالية للمشروع يمكن الاستعانة بشخص مؤهل بذلك ليساعدك في هذه الخطة، سواء في التسعير للمنتجات والخدمات أو الاحتياجات المالية الأخرى للمشروع.
هذه كانت عشرة من النقاط المهمة والتي يجب عليك أخذها بالحسبان عند كتابة خطة العمل أي كان المشروع الذي تعمل عليه ومجال عمله، ومهما كانت غايتك من الخطة. يمكنك التعرف للمزيد حول كيفية إعداد خطة عمل من هنا، ومن هذا المقال يمكنك التعرف لكيفية إعداد دراسة جدوى لمشروعك.
