لتحقيق مشاريع ناجحة يجب توفير البنية والمرونة والتحكم اللازمين حتى يتمكن أعضاء الفريق من تحقيق نتائج استثنائية في الوقت المحدد، حسب الميزانية المتوفرة. وتشير التقديرات إلى أن أكثر من 50٪ من المشاريع لا تحقق أيًا من أهدافها الأولية.
حيث إن هذه المشاريع مع محدودية الموارد والوقت، تتطلب مشاركة المديرين التنفيذيين مع الكفاءات المختلفة. وبالتالي إن إدارة المشروع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على الأنشطة اللازمة لتحقيق أهداف المشروع. وتعمل أدوات إدارة المشروع على توفير الهيكل والمرونة والسيطرة اللازمة لأعضاء فريق العمل لتحقيق نتائج غير عادية في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
استخدام التقنيات للحصول على مشاريع ناجحة؟
تم استخدام تقنيات إدارة المشروع لعدة قرون، إلا أن ظهور أدوات محددة وتطويرها بدأت تتعمق من عام 1960م، ولم يتم تطوير أدوات إدارة المشاريع للبلدان المتقدمة فقط، بل على العكس من ذلك التقنيات قابلة للتطبيق في جميع السياقات ولجميع أنواع الشركات أو المشاريع. وبين عامي 1960 و 1985م، كان نجاح المشروع يعتمد فقط على جودته.
مثلًا مشروع يلبي أهداف الجودة يعتبر مشروع ناجح. ومن بين بعض الخصائص الأساسية التي يتم فيها صياغة جميع المشاريع اليوم تقريبًا، يمكننا أن نذكر: أنه بين عامي 1985 و 1993م، تم تعريف المشروع على أنه ناجح عند تلبية الجودة والوفاء بالمواعيد النهائية والميزانية المحددة في خطة المشروع.
شروط نجاح المشروع
في الوقت الحالي، لا يكفي الوفاء بالجودة والمواعيد النهائية والميزانية لنجاح المشروع. لكن بالإضافة إلى هذه الأهداف، من الضروري أن يحقق المشروع الفوائد المتوقعة، ومنها:
- التغيرات المستمرة في الظروف الاقتصادية والاجتماعية.
- التغيرات التبعية في السوق.
- زيادة التقدم التكنولوجي وخفض التكاليف.
- معلومات واسعة ويمكن الوصول إليها.
- العولمة.
- المنافسة الشديدة في جميع المجالات.
باختصار، جميع المشاريع مغمورة حاليًا في عالم من التغييرات الدائمة.
أسباب نجاح المشاريع في الأزمات
بشكل عام، الفرضية التي تنشأ هي أن السوق في ظل الأزمات والتغيرات العميقة، لا يمكن للمرء أن يكون ناجحًا. ويؤدي ذلك إلى فشل المشروع، ومن أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع هو سوء التخطيط. وبعض المشاكل النموذجية، حيث إنه خلال الأزمات الاقتصادية، هناك العديد من حالات فشل المشروع، بحيث يكون الارتباط مباشر بين الأزمة والفشل.
ومع ذلك، يوجد العديد من المشاريع على قيد الحياة، التي ولدت ونمت بنجاح في أوج الأزمات. ومن أسباب نجاحها:
- عدم تضمين جميع الموارد اللازمة لتحقيق أهداف المشروع.
- لا تمنح المشاركة في وضع الخطة للأشخاص المسؤولين عن تنفيذ تلك المهام.
- أهداف أو جداول أعمال غير واقعية من خلال عدم فهم قيود المشروع.
لذلك، إذا نجحت العديد من المشاريع في أوج الأزمة الاقتصادية، فمن المؤكد أنه يمكن نجاح أي مشروع أيضًا.
ما القاسم المشترك بين المشاريع الناجحة؟
على الرغم من أن كل مشروع يتميز بكونه فريدًا ومؤقتًا، إلا أن هناك بعض المصادفات التي نجحوا فيها:
- أعطوا رؤية مهمة.
- يضعون أهدافًا واضحة وقابلة للقياس وقابلة للتحويل.
- نفذوا استراتيجية.
- عرفوا كيفية التكيف مع التغيير الدائم.
- كان لديهم إدارة فعالة.
قيود المشروع الناجح
يواجه مدير المشروع التحدي المتمثل في إدارة المصالح المتضاربة لأربعة متغيرات:
- النطاق.
- الوقت.
- الموارد.
- الجودة.
يمكن استخدام ثلاثة فقط من هذه المتغيرات في نفس الوقت. وإذا طلب العميل نطاقًا معينًا من المهام المراد تغطيتها بالمشروع، بجودة محددة مسبقًا وضمن فترة معينة، فإن متغير سيكون التعديل هو مقدار الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع، بما في ذلك ليس فقط الموارد المالية، ولكن أيضًا الموارد البشرية.
وإذا تم تقديم القيود من حيث الوقت والموارد المتاحة ومعايير الجودة، ويمكن لمسؤول المشروع فقط التفاوض مع حجم النطاق لتكون قادرة على تلبية الأهداف في الوقت والشكل وضمن الميزانية. على سبيل المثال، يمكن تخفيض مشروع إنشاء مبنى كان نطاقه الأولي 20 طابقًا إلى 10 طوابق فقط من أجل الامتثال للقيود الأخرى.
نصائح للمدير تساعده على تحقيق مشاريع ناجحة
يوجد عدة نصائح يجب على المدير الاطلاع عليها لتحقيق نجاحه ومنها:
النصيحة الأولى:وضع أهداف واضحة للمشروع
وذلك بنظرة على المشروع ككل واكتشاف ما يحتاجه لإنجازه. وإذا كان هناك صاحب مصلحة خارجي مشترك في المشروع، فستساعده المصادر الخارجية بالتأكيد على تحديد أهداف المشروع. ومن بين الأهداف العامة التي يجب مراعاتها ما يلي:
- احتواء نطاق المشروع والتأكد من عدم زيادته.
- التقيد بالميزانية المخصصة.
- فحص جميع جوانب المشروع.
- تقديم عمل عالي الجودة.
- أكمال العمل في الوقت المحدد.
- التخطيط للموارد الصحيحة مقدمًا.
النصيحة الثانية:تحدد التوقعات مسبقًا
أي يجب أن يكون الفريق بأكمله على نفس الوتيرة حتى ينجح المشروع. من الواضح أن مشاركة التوقعات من قبل مدير مشروع ومطالبة الآخرين بفعل الشيء نفسه أمر مهم بشكل خاص عند إعداد مشروع. حيث يجب أن تتضمن هذه التوقعات الوسائل المختلفة التي ستسمح لفريق العمل بتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا. وبالإضافة إلى ذلك، ممكن تضمين ما يلي:
- قائمة المخرجات والمواعيد النهائية.
- بيان إطار المشروع.
- تحديد الأدوار والمسؤوليات.
- عملية ضمان الجودة.
- خطة الاتصال، بما في ذلك عدد المرات التي تخطط فيها للتواصل مع العملاء.
النصيحة الثالثة: تحدد المخاطر المحتملة وكيفية التعامل معها، إن وجدت
النصيحة الرابعة:تحديد عدد الاجتماعات
يجب أن يكون الاجتماع ضروريًا، مثل تخطيط المشروع أو برنامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت، ويمكن أن يؤدي السماح بمشاركة الملفات وتعيين المهام وتبادل الأفكار دون لقاء بعضهم البعض بالمهمة أيضًا. فكلما زاد الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات، قل الوقت الذي تقضيه في الإنجازات. فيجب التفكير في هذا قبل إعداد اجتماع.
النصيحة الخامسة: التخطيط لاجتماع انطلاق مثالي
عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات، فإن الاجتماع الافتتاحي يحدد نغمة المشروع بأكمله. وعند التخطيط لهذا الاجتماع، اتبع النصائح التالية:
- قم بدعوة الأشخاص المناسبين وتأكد من وجود العاملين الرئيسيين في المشروع.
- ضع جدول أعمال مفصل، مع سرد جميع النقاط التي سيتم تناولها. سيسمح ذلك للجميع بالتركيز على مهمتهم وفهم الغرض من الاجتماع قدر الإمكان.
- ضع في اعتبارك ما إذا كان يمكن إجراء هذا الاجتماع عبر الإنترنت أو شخصيًا. تعتمد هذه النقطة على حجم المشروع، وميزانيته، وما إذا كان عميلًاجديدًا وما إلى ذلك.
- ضع في اعتبارك أن تحديد مواعيد الاجتماعات الشخصية أكثر صعوبة بشكل عام وأكثر تكلفة أيضًا، خاصة إذا كانت تتضمن السفر. قم بتأجيلها إذا تعذر تواجد العاملين الرئيسيين في المشروع، لأن وجودهم ضروري.
- يجب عليك بعد ذلك جدولة اجتماع آخر لإبقائهم على اطلاع أو الحصول على ملاحظاتهم.
- قبل وضع جدول الأعمال، يجب أن تفهم تمامًا الغرض من الاجتماع، بالإضافة إلى المعلومات التي يجب توصيلها للمشاركين.
النصيحة السابعة: الحصول على الأدوات الصحيحة
على الرغم من وجود العديد من أدوات إدارة المشروع، إلا أنه لا يتم إنشاء جميع الأدوات على قدم المساواة اكتشف ما تحتاجه حقًا وقارن بين المنتجات التي تهمك. اختر منتجًا يسمح بما يلي:
- تنظيم المهام وربطها لإنشاء تقويمات وخطط.
- شارك المعلومات للتواصل بشكل أفضل حول تقدم المشروع.
- فهم سريعًا كيفية استخدام الواجهة.
- قم بتخصيص خطتك لتناسب احتياجات فريقك.
إن التميز كمدير مشروع رائع ليس بالأمر السهل، ولكن يمكن الوصول إليه رغم ذلك. تحتاج فقط إلى المهارات والمعرفة والأدوات اللازمة لإكمال مشاريعك وتحقيق النتائج المرجوة.
أسباب فشل المشاريع
لا يمكن القضاء على المخاطر، ولكن يمكن إدارة مجالات المعرفة بالإضافة إلى البدء على قدم غير صحيح مع التخطيط السيئ للمشروع، فإن الأسباب النموذجية الأخرى للفشل هي:
- دور مدير المشروع غير محدد بشكل جيد.
- عدم الاتصال والتنسيق للعمل كفريق.
- ضوابط غير مناسبة.
- لا تقدم تقارير مرحلية دورية.
- يفقد مدير المشروع نظرة عامة عن طريق التحكم في التفاصيل الدقيقة.
- لا تقارن حالة المشروع بالخطة الأصلية.
- الفشل في التخطيط لإدارة المخاطر المحتملة.
ماهي مجالات المعرفة لتنفيذ مشاريع ناجحة؟
من أجل تنفيذ إدارة المشاريع الناجحة، من الضروري العمل على مجالات المعرفة المختلفة. فمثلًا:
النطاق والجدول الزمني والتكاليف والجودة والموارد والاتصالات والمخاطر وعمليات الاستحواذ وأصحاب المصلحة.. إلخ. حيث طورت تقنيات إدارة المشاريع الحديثة عمليات محددة لكل من هذه المجالات التي تزيد من فرص الحصول على نتائج ناجحة في المشروع.
إدارة المشاريع الناجحة
لإدارة المشاريع الناجحة بعض الأدوات، وإحدى الأدوات الأساسية لأي مشروع هي البدء بما يسمى تقسيم هيكل العمل. أي فك ضغط المشروع إلى مشاريع فرعية من أجل تحسين عملية التخطيط والموازنة والرقابة. وهي أداة سهلة الاستخدام.
ومن ناحية أخرى، بمجرد أن يكون لديك خطة المشروع، من الضروري التمييز بين الأنشطة الحاسمة. وبشكل عام، تحتوي المشاريع على المئات من الأنشطة التي يتعين القيام بها وبعضها فقط أمر بالغ الأهمية. كما أن برامج إدارة المشاريع تسهل علينا ذلك الحياة بنقرة بسيطة على الفأرة لتحديد الأنشطة الحاسمة.
من ناحية أخرى
هناك أداة إضافية تساعدنا على تحقيق مشاريع ناجحة وهي تخصيص الموارد بكفاءة.
في النهاية..
المشاريع الناجحة هي المشاريع التي يتم إنجازها طبقًا لمخططات ومواصفات خاصه بالمشروع، وتكون بمستوى الجودة المطلوبة في حدود التكلفة والوقت المحدد وتحقق إعجاب المستفيدين.