إن كنت تبحث عن طريقة كتابة رسالة بالإنجليزي فهذا المقال مخصص لك، إذ إن كتابة الرسائل سواء بالإنجليزي أو العربي واحد من أبرز المهارات التي يحتاجها الجميع في حياتهم المهنية والشخصية، فمن منا لم يرسل رسالة يومًا ما لصديقه على الأقل، ناهيك عن المراسلات التجارية والمهنية ومراسلات الجامعات وغير ذلك الكثير من الأمور التي تلزمنا فيها كتابة رسالة ما.
كتابة الرسالة باللغة الإنجليزية قد يكون من الأمور المربكة للكثيرين مننا على الرغم من معرفتنا باللغة الإنجليزية في الغالب بحكم إنها اللغة الأولى في العالم، لذلك سنتعرف هنا على طريقة كتابة رسالة بالإنجليزي وأهم القواعد الواجب اتباعها لصياغة رسالة رسمية صحيحة.
طريقة كتابة رسالة بالإنجليزي
في عالم الأعمال والأوساط المهنية يتم استخدام الرسائل بشكلها الرسمي، وهذا ينطبق على المراسلات التجارية ومراسلة الجامعات والجهات الرسمية عمومًا، لذلك سنتعلم هنا طريقة كتابة رسالة بالإنجليزي بالشكل الرسمي المتعارف عليه، إذ إن هناك شكل غير رسمي من الرسائل يتم استخدامه للتواصل الغير الرسمي مثل الرسائل بين الأصدقاء والعائلة.
الرسائل والتي نحن بصدد تعلم كتابتها يمكن أرسالها عبر الإيميل كملف مرفق، أو يمكن أن تكون الرسالة على شكل إيميل أو يمكن أن تكون رسالة ورقية. ويذكر إن الرسائل عادةً ما تكون أكثر رسمية ومهنية من الإيميل ورسائل البريد الإلكتروني.
أما بالنسبة لأهمية تعلم كتابة الرسائل فأنها تأتي من الانطباع الذي يمكن أن تتركه طريقة كتابتك للرسالة عند القارئ مستلم الرسالة، لذا إليك في السطور التالية مجموعة نصائح يمكن أن تساعدك على كتابة رسالة احترافية لأي جهة كانت.
اقرأ أيضًا: كيف أكتب إيميل؟ قواعد كتابة إيميل احترافي للجهات الرسمية
ما نوع الرسالة؟
بناء على الغاية من إرسالك للرسالة يمكنك تحديد نوع الرسالة، إذ يمكن أن تكون رسالة شكوى مثلًا توجهها لشركة ما تعبيرًا عن سوء خدمتها، أو يمكن أن تكون رسالة استفسار عن شيء ما كأن تستفسر من جامعة عن تكاليف الدراسة فيها، أو يمكن أن تكون رسالة دافع كتلك التي تقدم مع السيرة الذاتية وتشرح فيها دوافعك تجاه التقدم لوظيفة معينة مثلًا. وبالتالي الغرض الذي تكتب من أجله الرسالة هو الذي يحدد نوعها، طبعًا النوع لا يؤثر على شكل الرسالة وإنما على صياغتها وما نعبر عنه فيها.
اكتب مخطط
بعد تحديد نوع الرسالة التي بصدد كتابتها يفضل كتابة مخطط بسيط عن محتوى الرسالة، ففي حال كانت رسالة شكوى حدد ما هي الأفكار التي تريد وضعها في الرسالة، مثل المشكلة التي تريد تقديم شكوى بشأنها، وما الذي تريد من الشركة فعله تجاه شكوتك هذه، هل تريد إرجاع منتج قمت بشرائه مثلًا. وفي حال كنت تكتب رسالة دافع من الجيد أن يحتوي مخططك على الأمور التالية
- الوظيفة التي تريد التقدم لها.
- ما الذي يمكنك تقديمه للشركة إذا ما حصلت على الوظيفة.
- لماذا هذه الوظيفة تناسبك؟
وبذلك بعد كتابة المخطط لرسالتك سيكون لديك فكرة واضحة عما تريد الإشارة إليه في رسالتك وكم فقرة سيكون فيها، إذ إنه من الضروري أن تحتوي كل فقرة من الرسالة على فكرة واحدة فقط.
اقرأ أيضًا: اتقن كتابة رسالة طلب وظيفة باحترافية وتقدم للوظيفة التي تريد
استخدم الصياغة الصحيحة
الرسائل الرسمية كما ذكرنا عادةً ما يتم كتابتها وفق قواعد محددة من حيث الصياغة والشكل الذي تكون عليه وحتى تكون الصياغة صحيحة يجب أن تكون الرسالة كما التالي:
- ضع عنوان المرسل (أي عنوانك أنت) في أعلى يسار صفحة الرسالة. يشمل العنوان رقم المنزل، اسم الشارع، الضاحية، المدينة. إن كنت ترسل الرسالة لجهة في ذات البلد لا داعي لذكر البلد.
- اترك سطر فارغ تحت العنوان وأضف تاريخ الرسالة.
- ثم سطر فارغ أخر واكتب عنوان مستلم الرسالة بذات الطريقة التي كتبت فيها عنوانك.
- اترك سطر فارغ تحت العنوان الأخير واكتب اسم الشخص الذي تراسله، في اللغة الإنجليزية تستخدم لمخاطبة الرجال، Ms. لمخاطبة النساء. ويفضل استخدام الاسم الأخير للمرسل (اسم العائلة) في الرسائل الرسمية.
- في حال كنت تراسل شركة أو جامعة أو جهة ما ولا تعرف من الشخص الذي سيقرأ رسالتك، هناك عدد من الصيغ التي يمكنك استخدامها لهذه الحالات أبرزها الصيغة التالية “To Whom It May Concern” أو “Dear Sir or Madam” ولا تنسى كتابة فاصلة بعد الاسم.
- انتقل بعد ذلك إلى سطر جديد وأبدأ بكتابة رسالتك.
- لا تنسى تقسيم الرسالة إلى فقرات وكل فقرة تتناول فكرة واحدة فقط.
- في نهاية الرسالة يجب أن تترك توقيعك واسمك ولكن قبلها استخدم أحد الصيغ التالية: Yours sincerely / Sincerely / Sincerely yours أو Yours faithfully / Faithfully / Faithfully yours وتحت أي من هذه الصيغ اكتب اسمك الكامل، وفي حال كنت ترسل الرسالة من عملك اكتب منصبك تحت اسمك أيضًا.
استخدم الجمل والمفردات الإنكليزية المناسبة
وهذا يعتمد على نوع الرسالة التي تكتبها ومقدرتك في اللغة الإنكليزية، ولأنها رسالة رسمية ويجب أن تكون بأفضل شكل ممكن لذلك إن كنت غير واثق من لغتك الإنكليزية أو دون المستوى، فمن الأفضل لك أن تتطلب المساعدة من شخص ضليع في اللغة حتى تتمكن من صياغة الرسالة بالشكل الصحيح وتكون رسمية قدر الإمكان.
إذ تختلف الجمل والتعابير والمصطلحات المستخدمة حسب الغرض من الرسالة وما تريد التعبير عنه، وإليك بعض الجمل والعبارات التي تستخدم لكل غرض من أغراض الرسالة:
لرسائل الشكوى:
- I am writing to complain about
- I am writing to draw your attention to
- I recently purchased … from your company
لرسائل الاستفسار والاستعلام عن شيء ما:
- I am writing to inquire about
- Would you be kind enough to provide me with some information about
- I would be appreciative if you could help me find out
لرسائل الدافع:
- I am writing to apply for the position of
- I am writing in response to your advertisement
- I would like to apply for the position of
هذه بعض الجمل التي تستخدم عند كتابة رسالة بالإنجليزي لأغراض مختلفة.
راجع الرسالة
بعد انتهاءك من كتابة الرسالة من الضروري مراجعتها والتأكد من خلوها من الأخطاء النحوية والقواعدية والإملائية، في حال توفر شخص خبرة أكثر منك في اللغة الإنكليزية من الأفضل أن يتم مراجعة الرسالة من قبله، كذلك يمكنك استخدام برامج Microsoft Word على الكمبيوتر فهو يساعد في تصحيح أية أخطاء املائية أو قواعدية في النصوص.
مثال حول طريقة كتابة رسالة بالإنجليزي
في الصورة التالي مثال على رسالة طلب تدريب ووظيفة كتبت باللغة الإنجليزية:
يمكن أن نلاحظ في الرسالة كيف يظهر عنوان المرسل وثم مستقبل الرسالة في البداية، ثم بعد ذلك تبدأ الرسالة، ومن الجدير ملاحظة طريقة تقسيم الرسالة إلى مقاطع، وكيف إن كل مقطع يتحدث عن فكرة واحدة فقط. وإليك ترجمة الرسالة
عنوان المرسل
التاريخ
عنوان المستقبل
السيد رايت،
لقد استمتعت بمقابلتك خلال زيارتك الماضية إلى فرجينيا في الخامس والعشرين من تشرين الأول، إن برنامج التدريب الإداري الذي كنت قد خططت له يبدو إنه يناسبني بشكل واضح، لذلك أنتظر قرارك بهذا الشأن مع اعتبار المقابلة التي أجريت معي قبل فترة.
وكما كنا قد ذكرنا خلال المقابلة، فأنني سأتخرج خلال شهر كانون الأول المقبل، بعد أن أكون حصلت على بكالوريوس في الأزياء والترويج، وخلال تعليمي كنت تمكنت من اكتساب العديد من المهارات مثل مفهوم البيع بالتجزئة والتعامل مع مختلف الزبائن، وكنت عملت في مجال المبيعات لمدة سبعة سنوات وتسلمت العديد من المناصب من مندوب مبيعات حتى مساعد مدير. لذلك اعتقد إن خبراتي في هذا المجال تساعدني لأن أكون ضمن برنامج التدريب هذا.
أرفقت مع هذه الرسالة نسخة من شهادة الكلية، ووثائق أخرى يتطلبها برنامج التدريب.
شكرًا مجددًا على المقابلة التي تمت معي في متجر الأزياء، لقد تمكنت خلال المقابلة من التعبير عن مدى رغبتي لأن أكون من ضمن فريق عملكم. يمكنكم التواصل معي عبر هذا الرقم 540 555 111 أو عبر الإيميل [email protected] في حال حاجتكم لأية تفاصيل إضافية.
كل الشكر،
ماريان بولس
وبذلك نكون تعرفنا إلى طريقة كتابة رسالة بالإنجليزي وذلك عبر مخطط للرسالة بدايةً ثم تحديد الأفكار والغرض من الرسالة وكيفية استخدام المصطلحات والتعابير المناسبة، بالإضافة إلى اطلاعنا على نموذج لرسالة مكتوبة بالإنجليزية. في حال لديك أية استفسارات أخرى حول هذا الموضوع أخبرنا عنها في التعليقات لنزودك بالمعلومات المناسبة، ولا تنسى مشاركة المقال مع أصدقاءك ليتقنوا كتابة رسالة رسمية بصياغة صحيحة.
