إدارة العلاقات العامة واحدة من الإدارات الرئيسية في أي شركة أو مؤسسة، ولكن دائمًا ما تواجه هذه الإدارات صعوبة في تحديد إطار واضح للمهام والمسؤوليات التي تتولاها وفي كثير من الأحيان يتم الخلط بينها وإدارات أخرى خاصة التسويق.
هنا سنتعرف على أبرز مهام العلاقات العامة في الشركات والمؤسسات المختلفة، والمسؤوليات التي تتولاها وتشرف عليه هذا النوع من الإدارات أينما كانت ومهما كان تخصص المؤسسة ومجال عملها.
مهام العلاقات العامة في الشركات
1 – إدارة القنوات الإعلامية
لا يقتصر مفهوم العلاقات العامة على إدارة حسابات التواصل الاجتماعي للشركة أو أي وسائل تواصل أخرى قد تمتلكها المؤسسة، بل يتجاوز ذلك إلى إدارة إعلام الشركة من خلال التواصل مع الجهات الصحفية وتزويدها بالمعلومات اللازمة عن عمل المؤسسة، إصدار البيانات والتقارير الصحفية، التفاعل والتواصل مع الجهات المختلفة بما يضمن صياغة صورة عامة إيجابية للشركة.
2 – وضع الاستراتيجيات التسويقية
قد يقول البعض إن مثل هذه المهمة مهام مسؤولي التسويق في الشركة، ولكن العلاقات العامة تعتبر جزء من التسويق وغالبًا ما يعمل الطرفين معًا في المؤسسة الواحدة، لذلك من مهام العلاقات العامة في الشركات العمل مع إدارة التسويق لوضع استراتيجيات تسويقية مناسبة لعمل الشركة.
3 – تحليل استراتيجيات التسويق والتواصل
إلى جانب المساعدة في وضع استراتيجيات التسويق، من مهام العلاقات العامة في الشركات تحليل هذه الاستراتيجيات وقياس مدى ما تحققه من نجاح، وفاعليتها في تحقيق أهداف الشركة للعمل لاحقًا على تطويرها بناء على ذلك.
4 – إدارة عمليات التواصل
تتولى إدارة العلاقات العامة إدارة عمليات التواصل داخل وخارج الشركات، فيما بين أقسام الشركة المختلفة وبين الإدارة والموظفين، وخارج الشركة مع الجمهور والمؤسسات الإعلامية والشركاء. وهذا في سبيل تحقيق أقصى استفادة ممكنة وضمان وصول الرسائل إلى الجمهور أو الطرف المناسب أي كان.
5 – المراسلات
المراسلات ضمن الشركة تشمل العديد من المهام التي من شأنها تحقيق الأهداف الترويجية للمؤسسة والعلامة التجارية الخاصة بها، ويتم ذلك عبر الوثائق والعروض والتقارير والإيميلات والرسائل الخطية التي يمكن أن ترسل لجهات مختلفة داخل وخارج الشركة وكل هذا يكون من مهام العلاقات العامة في الشركات.
6 – التواصل الداخلي
التواصل الداخلي يتجاوز مجرد إرسال إيميل لموظفي الشركة ومسؤوليها يخبرهم عن سياسات العمل الجديدة في الشركة، بل لا بد لإدارة العلاقات العامة من أن تتولى على عاتقها شرح مثل هذه السياسات بالطريقة المناسبة التي لا تجعلها مملة وصعبة القراءة، هذا بالإضافة إلى التوصل الدائم مع الجهات المختلفة داخل المؤسسة للتعرف إلى المشاكل والعقبات وتقديمها إلى الجهات المختلفة التي تتولى حلها.
7 – التدريب الإعلامي
هذا بشكل رئيسي يكون في دوائر العلاقات العامة في الشركات الناشئة والتي يكون الموظفين أو المسؤولين ليس لديهم الكثير من الخبرة في التواصل مع الجهات المختلفة خارج الشركة خاصة وسائل الإعلام، فيتولى مسؤولوا العلاقات العامة تدريب الأفراد المسؤولين في المؤسسة على التواصل من هذا النوع، وربما يقومون بتدريب كل طاقم الشركة إذا دعت الحاجة لذلك.
8 – إدارة الأفكار
من مهام العلاقات العامة في الشركات والمؤسسات المختلفة متابعة الأفكار الجديدة التي تظهر في الأقسام المختلفة بالإضافة إلى الحلول والاقتراحات التي يمكن أن تقدم من قبل أي من أفراد الشركة والتي تسهم في تطوير العمل وتقدمه، ومن ثم يقوم مسؤولوا العلاقات العامة بمتابعة هذه الأفكار وإيصالها إلى الجهات المسؤولة لدراستها وتنفيذها.
9 – تحرير أصول العلاقات العامة
وهذا يشمل العديد من المهام والمسؤوليات التي عادة ما تتولاها إدارة العلاقات العامة، مثل كتابة أي تقارير أو وثائق على صلة بقسم العلاقات العامة في المؤسسة، التقارير الإعلامية والصحفية، نصوص الشراكة مع الجهات المختلفة، وصف الإحداث والفعاليات المختلفة التي قد تنظم، تحرير الدعوات والاجتماعات عند الحاجة، وغير ذلك من الأمور ذات الصلة.
10 – إدارة الأزمات
ولا يقصد هنا المشاكل والأزمات ذات الصلة المباشرة بالعمل أو تخصص الشركة، وإنما تلك الأزمات التي قد تتعرض لها الشركة أمام الجمهور، مثل الأخطاء التسويقية، مشاكل الشراكات، الأزمات مع المنافسين، الأزمات التي يثيرها الموظفون لأسباب مختلفة وغير ذلك من الأزمات التي قد تؤثر على الصورة العامة للشركة.
11 – إرسال التقارير
كل شركة لا بد من أن يكون لديها تقارير دورية يتم أرسالها إلى إدارة الشركة وجهات أخرى ربما مثل المستثمرين أو الشركاء، وهنا الأمر بحاجة لمن يقوم بصياغة هذه التقارير وإضافة المعلومة اللازمة للجهة التي ستتسلم التقرير، وهذا يكون من مهام العلاقات العامة في الشركة.
12 – استغلال الفعاليات للترويج
ويمكن أن يتم ذلك وفق العديد من الأشكال والأساليب مثل صياغة الخطابات خلال المناسبات المختلفة التي قد يحضرها مسؤولوا الشركة، حضور المؤتمرات في مجال عمل الشركة وتخصصها، استغلال المناسبات الاجتماعية فيما يضمن الترويج للعلامة التجارية الخاصة بالشركة مثل جمع التبرعات، تقديم العروض، تقديم المنح وغير ذلك.
13 – إدارة العلاقات مع المؤثرين
الكثير من الشركات اليوم صارت تركز على علاقتها مع الأشخاص المؤثرين في المجتمع من مدونين ومشاهير مواقع التواصل الاجتماعي والذين يتابعهم الملايين الأمر الذي يعزز من الجهود التسويقية للشركة ويساهم في التواصل مع جمهور أكبر من خلال المؤثرين هؤلاء وهي العملية التي تتولاها إدارة العلاقات في الشركات.
14 – صياغة الهوية البصرية للشركة
البعض يعتقد إن هذه المهمة من مسؤوليات فرق التسويق في المؤسسات، ولكن دائمًا ما تتداخل مهام التسويق والعلاقات العامة. فالهوية البصرية مثلًا هي مهمة مشتركة بين الجهتين للوصول إلى شكل موحد يوصل للجمهور رسالة الشركة وفكرتها العامة ويساهم في تعزيز علامتها التجارية.
15 – بناء علاقات إيجابية
أخيرًا وبالنسبة للشركات التي يشتمل عملها على التواصل الدائم مع عملاء وزبائن فأنه من مهام العلاقات العامة في الشركات ضمان بناء علاقات ثقة قوية وإيجابية مع الزبائن والعملاء على اختلافهم، وإرسال صورة إيجابية لهم عن الشركة. وهذا يتم بالعمل جنبًا إلى جنب مع أقسام أخرى في الشركة أهمها خدمات الزبائن والمبيعات.
المصادر:
