عندما يتعلق الأمر بالإنجاز والفعالية وإدارة الوقت وتنظيم جوانب حياتنا المختلفة فأنه لا بد من التطرق إلى نظرية مصفوفة الأولويات لدى ستيفن كوفي وهذا الأخير من أشهر الكتاب في مجال التنمية الذاتية والعلوم الإدارية، وهو مؤلف كتاب العادات السبعة لأكثر الناس فعالية.
بحسب ستيفن كوفي فأنه في الوقت الذي لا نعرف فيه من أين تتدفق المهام والأعمال التي تتطلب كلها مزيد من الوقت والانتباه، وفي الوقت الذي لا يمكن لنا تجاوز المواعيد النهائية وملزمين بوقت محدد لكل مهمة وعمل.
فأنه من الضروري الاعتماد على طريقة فعالة لترتيب المهام والأولويات في جدول أعمالنا حتى نعرف ما لنا وما علينا وما المطلوب منا تمامًا في كل جزء من وقتنا. لذلك وضع ستيفن كوفي مصفوفته الشهيرة “مصفوفة الأولويات”.
مصفوفة الأولويات ستيفن كوفي
مصفوفة الأولويات ستيفن كوفي هي عبارة عن نظرية كان قد وضعها كوفي ليساعد الأشخاص من خلالها على تحديد أولوياتهم تجاه جوانب حياتهم المختلفة ومعرفة الأهمية التي يجب أن يعطيها الفرد لكل مهمة وعمل لديه، وبالتالي يقوم بترتيب أموره بناء على ذلك بحسب المهم فالأهم فالأقل أهمية.
تعتمد مصفوفة الأولويات على مربع موزع إلى أربعة أقسام وفي كل قسم من هذه الأقسام يمكننا وضع بعض المهام والمسؤوليات بحسب أولوية المهمة. الأقسام الأربعة في مربع كوفي يطلق عليها أسماء تشمل المهم والعاجل، المهم وغير العاجل، غير المهم والعاجل، الغير مهم والغير عاجل. تمامًا كما تظهر المصفوفة في الصورة التالية
تسمى مصفوفة الأولويات أيضًا مصفوفة أيزنهاور نسبة لرئيس الولايات المتحدة الأسبق والذي استخدم هذه الطريقة كذلك في تنظيم الوقت وترتيب الأولويات في سبيل تحقيق المزيد من الفعالية والإنتاجية. وهنا شرح للمربعات الأربعة التي تحتويها المصفوفة وكيف يمكن بناءً عليها ترتيب الأولويات وتنظيم الوقت لدينا.
المربع الأول المهم والعاجل
في الوقت الذي نغرق فيه بكميات هائلة من المهام والمسؤوليات والالتزامات والمواعيد قد يصبح من الصعب علينا التفريق والتمييز بين المهم والعاجل وما الذي يجب أن نفعله أولًا، وكيف نفضل مهمة على أخرى. لذلك كانت مصفوفة الأولويات ستيفن كوفي لتساعدنا في هذا الجانب.
المربع الأول من المصفوفة مخصص للأمور المهمة والعاجلة، الأشياء التي يجب أن نفعلها الآن ولا مجال لتأجيلها بتاتًا. مثل التحضير لامتحان قريب الموعد، عمل ما تم تجاهله في السابق وحان وقته الآن، اجتماع مهم، اتصال بعميل مثلًا قد تخسره في حال لم تتصل به الآن، وأية مهام أخرى لا تحتمل التأجيل بأي شكل ومن الضروري تنفيذها الآن.
المهام التي تضعها في هذا القسم من المربع من الضروري تنفيذها الآن ولا مجال للتأخر فيها بأي شكل، ويمكنك تنفيذها بيدك أو تفويض البعض للقيام بها بحسب ما يتطلب الأمر. النصيحة بهذا الشأن حاول قدر الإمكان تجنب التسويف والمماطلة بتنفيذ المهام وعدم تأجيلها لحين وصولها لهذا المربع، أي نفذ المهام فورًا وأول بأول.
المربع الثاني المهم وغير العاجل
هذا الجزء من المصفوفة هو الأهم وإن كنت تدير وقتك بالطريقة الصحيحة فأنه يجب عليك قضاء القسم الأكبر من وقتك في هذا المربع. هذا المربع يشكل أمور مهمة ولكنها غير عاجلة مثل العلاقات الاجتماعية والأسرية، ممارسة الرياضة، العناية بالأمور المنزلية، الهوايات، التعلم، وأمور أخرى مهمة ولكنها غير ملحة.
هذه الأمور غالبًا ما نضحي فيها في سبيل مهام عاجلة ومهمة أي في سبيل المربع الأول، وكلما قضينا وقت أكثر في المربع الثاني كلما كان ذلك أفضل وقللنا من المهام بالمربع الأول وباقي المربعات، وبالتالي إدارة الوقت بفعالية والتخفيف من الضغوط على صعيد الوقت.
لزيادة الفعالية في إدارة الوقت واستغلال هذا المربع بشكل صحيح ركز على الأمور هذه، نفذ كل مهمة بالوقت الصحيح لها، ابتعد عن التسويف والمماطلة، مثلًا لا تؤجل الدراسة للامتحان حتى يحين الوقت فتضطر لوضع أمر الدراسة في المربع الأول، بل ادرس قبل وقت كافي من الامتحان حتى تبقى الدراسة في هذا المربع وقس باقي الأمور على ذلك.
المربع الثالث غير المهم والعاجل
وهي الأشياء غير المهمة ولكنها تكون عاجلة وتأتي في أوقات حرجة، وغالبًا يمكن التغاضي عنها ولكن بسبب كونها تأتي على عجالة يشعر الشخص بأنه من الضروري القيام بها حالًا وبالتالي تكون خادعة بعض الشيء وتكلفنا مزيد من الوقت دون الكثير من الفائدة، تشمل أمور من قبيل المكالمات الهاتفية التي تتقاطع مع مهامنا الأخرى، الاجتماعات العاجلة، الدعوات الاجتماعية، تصفح الإنترنت وما إلى ذلك من الأمور غير المهمة.
التعامل مع هذه الأمور يتطلب قدر عال من التركيز في المهام التي نعمل عليها، ونحاول قدر الإمكان عدم السماح للأمور التي تأتي في هذا المربع بالتأثير علينا أو استهلاك وقت فيها أكثر من اللازم. أي تنفيذها بسرعة والتخلص منها بأقل وقت ممكن.
المربع الرابع غير المهم وغير العاجل
وهي الأمور الغير مهمة على الإطلاق ولا تعود علينا بأي نفع، أي باختصار هي الأمور التي يمكننا الاستغناء عنها تمامًا ودون أي يكون لذلك أي تأثير علينا أو أي من جوانب حياتنا. في هذه المربع أمور من قبيل مشاهدة التلفاز، استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، الثرثرة على برامج التواصل دون هدف، وغير ذلك من الأمور التي تكون بلا جدوى أو هدف واضح.
من الأفضل محاولة التخلي عن مثل هذه الأمور تمامًا واستغلال الوقت في الأمور التي تكون في المربع الثاني، أو على الأقل تقليل الوقت الذي نقضيه في مهام هذا المربع ومحاولة الحد من استغلال الوقت في هذه المهام غير العاجلة وغير المهمة لأنها كما قلنا لا تعود علينا بأي نفع.
هذا كان كل ما يخص مصفوفة الأولويات ستيفن كوفي والذي وضعها في كتابه الشهير العادات السبعة لأكثر الناس فعالية، والتي وضعت بهدف مساعدة الأفراد على تنظيم أولوياتهم لتحقيق المزيد من الفعالية في تنظيم الوقت وإدارته بكفاءة أفضل.
من شأن مصفوفة الأولويات أن تساعدنا على التمييز أكثر بين كل مهمة وأخرى وكيفية إدارة ما لدينا من المهام، وبالتالي تحقيق الكفاء في توزيعها بالشكل الصحيح على مدار الوقت الذي نملكه بهدف استغلال أوقاتنا بأفضل شكل ممكن.
أخيرًا يمكنك التعرف عن المزيد حول كيفية استثمار الوقت بالطرق المثلى، أو من هنا حول أفضل 5 تقنيات لاستثمار الوقت بكفاءة عالية، أو نصائح ديل كارنيجي لتنظيم الوقت.
